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数字化档案与传统纸质档案有哪些区别

文字:[大][中][小] 手机页面二维码 2020-4-2     浏览次数:    

对于档案数字化管理好还是传统纸质档案管理好的争论由来已久,相信对于这个问题,每个人心中都有自己的答案。无论那种档案管理方式都具有其自身的特点,今天我们就来重点介绍下数字化档案与传统纸质档案有哪些方面的区别。

一、整理的方法不同

数字化档案无须档案人员进行整理。纸质档案的整理非常复杂,分类方案涵盖本单位各种门类、载体的档案,要求类目录设置合理、编号科学,整理规范,符合国家和行业有关标准。整理上架,各门类、载体档案分别排列存放,便于查找,无积存零散文件。

二、收集的方法不同

数字化档案的收集,对纸质文件生成阶段的管理,档案人员很少直接参与,一般只要把好归档接收环节就行。数字化档案的收集工作体系采用文档一体化的管理方式,保障数字化文件的内容等信息的完整性,它不因时间推移、环境变化对文件形成的背景等信息被丢失或被破坏。而纸质档案的收集,它要求制定文件材料归档范围和保管期限表,文件字迹材料符合国家规定的质量要求,文件形成程序规范,签署完备,内容准确,分门别类等。

三、使用的方法不同

档案工作为领导决策服务、为审判工作服务、为社会利用服务是档案部门的职责。数字化档案为开展档案信息服务工作提供了良好的条件,通过数字化档案网络可以开展电子检索服务,资源共享,在各级法院之间档案互传、交换信息,查找、调阅、复制非常便捷。纸质档案的使用相对繁琐,档案部门有一整套查借、阅档案的管理规定。

四、保管的方法不同

数字化档案载体具有特殊性,它不同于传统纸质档案保管条件,其主要是数字化档案设备安全和信息安全。设备安全是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则由一系列措施给予保障,保障数字档案的可读性和使用性,及时更新,防止信息丢失、被非法修改等。纸质档案的保管对库房的设置,库房内的温、湿度要求很高,档案人员每天要进行测记,温、湿度偏高或偏低应及时采取相应措施。定期检查档案,看有无破损、霉变、尘污、虫蛀、褪色等,如有破损、霉变、尘污、虫蛀、褪色,要进行修复、复制处理等。


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