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如何做好数字化档案的管理

文字:[大][中][小] 手机页面二维码 2020-4-2     浏览次数:    

如何有效地管理数字化档案是一个非常重要但是很少被关注的问题,原因在于大家都认为自己的数字化档案已经很好地被管理了。从电子文件的定义去分析,纸质档案数字化文件也可被视之为一种电子文件。既然是属于电子文件,那么纸质档案数字化文件也应当要遵循电子文件的管理模式,也同样要遵循电子文件管理的原则,也同样要前端控制、全程控制、全过程元数据记录和行为跟踪记录。所以从这个角度来说,目前绝大部分的数字化文件的管理是不到位的,其安全性的保障也是令人担忧的。

如何做好数字化档案的管理呢?主要有以下几方面:

正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系,纸质档案的信息内容附在纸质载体上,与纸质载体密不可分,因此真实性和原始性容易鉴别,凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制,纸质档案信息密度比较小,所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上,不能在载体上直接读取,必须通过计算机等专用设备进行再转换,虽然存储量大、节省了储存空间,但在信号转换过程中,由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响,容易造成信息的丢失或删改,却不易被察觉,因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案,即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

加强对档案工作者的培养与培训。首先,改变传统的档案“重藏轻用”局面,使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学,有效地开发利用。其次,加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等,提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能,以适应档案信息化的发展。强化档案工作者训练,加强培训。对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,同时突出时代应用知识教育,对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训,培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军,使他们不仅具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识。

加大档案现代化管理的投入。1.应投入大量的精力关心和支持这一工作,创造条件投入资金、配置先进设备;积极培养、选拔高素质的专业人才;把档案现代化管理纳入工作计划,列入考核范围。2.各级领导,尤其是主管档案工作的领导,每年要定期听取档案工作汇报,了解档案工作现况,提出要求、下达任务,指导档案部门依法开展工作,帮助解决工作中实际存在的困难和问题。3.领导要重视和加强本系统内的交流与合作,以先进带动后进,发挥优势,弥补档案现代化管理上的差异,取长补短,共同提高。4.宏观上要有总体的指导思路,实现发展战略上的创新,微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。


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